Перспективы использования электронного документа обсуждались в феврале в ходе кейс-форума о новых бизнес-практиках. Форум был организован QuiDox.by и Альфа-Банком.
Директор по развитию Quidox.by Катерина Кубрак рассказала о сегодняшнем и завтрашнем дне электронного документа.
Многие руководители компаний готовы перейти от использования бумажных документов к электронным, но они не готовы это сделать, так как есть вопросы. Почему от бумажных документов готовы отказаться? Они отнимают время, силы, ведут к дополнительным затратам.
Болевые точки бумажного документа:
- Ручная подпись и привязка к офису: руководитель компании бывает в командировках, когда некому поставить подпись. Это право можно делегировать, но все равно тратится время на подготовку бумажного документа.
- Расходы на бумагу, тонер, оргтехнику, походы на почту, выделение специальных сотрудников для всего этого.
- Низкая безопасность бумажных документов: доступ к документам посторонних лиц, возможная потеря на почте.
- Трата времени руководителя и сотрудников. Перешедшие на электронный документообмен компании сокращают время на работу с документами в разы, в первую очередь - бухгалтерские службы.
«Работа с электронными документами тоже уже имеет свою историю. Вчерашний день этой истории связан с появлением электронной цифровой подписи. Она позволила получить электронный документ как таковой. Его уже можно сформировать, подписать, отправить контрагенту, тот сможет его получить, подписать в ответ - и компания смогла получить его обратно», - отметила Катерина Кубрак.
Электронный документооборот нового поколения
Сегодняшние технологии электронного документа расширяют возможности работы с такими документами.
Эти технологии позволяют:
- Отправку большого количества документов, их подписание и одновременную отправку большому количеству контрагентов.
- Полностью автоматическое взаимодействие через CRM-системы.
Сегодняшние технологии позволяют не отправлять традиционные емэйлы по почте, а получать статусы автоматически.
Современные технологии работы с электронными документами поддерживают любые форматы файлов. Системы позволяют подписывать любой файл, даже видеофайл, его также можно отправить контрагенту на подпись.
Новые технологии позволяют оправлять файлы не пользователю системы (например, есть необходимость отправки электронного документа из системы, которая его создает, но контрагента в этой системе нет). В этом случае система формирует личный кабинет, в который может зайти любой контрагент и получить там файл для подписи.
Существует так называемая «отправка на УНП». Система позволяет отправить на системный адрес документ второй стороне - она может с помощью ЭЦП войти в систему и получить этот документ. Это необходимо для компаний, которые не имеют полный спектр емэйлов контрагентов, с которыми они взаимодействуют.
Современные системы поддерживают любой браузер. Традиционно бухгалтерские службы привыкли работать с Internet Explorer, остальные считают его устаревшим браузером.
Результаты использования электронных документов
Работа с электронными документами ведет к повышению эффективности работы компании - в среднем, она растет на 78%. Это "средняя температура по больнице" тех компаний, которые занимаются электронным документообменом. Помимо этого, имеет место экономия времени, денег, сама история обмена становится чище и безопаснее.
Результаты применения электронного документооборота:
- сохранение юридической значимости документов,
- гарантия подтверждения доставки и отслеживание истории документа,
- легкий поиск и простота управления документами – искать электронный документ в компьютере проще, чем бумажные документы в архиве,
- высокая скорость документооборота,
- подписание документа через интернет,
- простая миграция в учетные системы,
- сохранение документа с ЭЦП локально – любой созданный электронный документ можно сохранить там, где это нужно, такой документ находится всегда при себе, не потерян, к нему есть быстрый доступ в формате «здесь и сейчас» в любой точке мира,
- контроль подписания документа в то время как много лиц могут подписать бумажный документ вместо директора, это связано с вопросами безопасности и корпоративного мошенничества,
- взаимодействие с абсолютно любым контрагентом любым способом - через электронную почту или УНП.
Завтрашний день электронного документа
Перспективы использования электронных документов связаны с механизмами их создания и заверения электронной цифровой подписью. В настоящее время используется традиционный вариант, когда для заверения применяется ЭЦП, выданная на электронном носителе (так называемой «флешке»). В скором будущем возможности заверения будут расширены за счет внедрения ID-карты. Ее запуск ожидается в 2021 г. Помимо функции внутреннего документа ID-карта будет документом, необходимым для совершения операций с использованием электронной цифровой подписи. Она будет содержать ЭЦП, сведения о владельце и приложение Международной организации гражданской авиации для взаимодействия с Директорией открытых ключей (так называемый модуль ICAO).
На ID-карте может быть записан не только сертификат физического лица, но и атрибутивный сертификат юридического лица для человека, который наделен определенным правом в юридическом лице (например, директор, бухгалтер). При приеме на работу на ID-карту будет записываться такой атрибутивный сертификат, его можно будет подтвердить при совершении операций с ЭЦП. При увольнении такого ответственного лица он отзывается и в системе будет информация о таком отзыве, что позволит не подписать электронный документ при отсутствии прав на это.