Ивент, или публичное мероприятие для компании является одним из инструментов работы со своей аудиторией. О том, как бизнесу организовать успешный ивент, рассказала эксперт по event-маркетингу Алеся Раньшина на вебинаре компании «СофтСервис».
Эксперт поделилась несколькими аксиомами ивент-маркетинга, которые работают при любых условиях и в любом виде бизнеса.
Ø Планирование
Если вы не знаете, как провести ивент, спрашивайте специалистов, которые знают, задавайте вопросы коллегам компании, ставьте себя на место ваших участников в день мероприятия. Нужно накануне пройтись по всем зонам мероприятия и спрашивать: а что будет здесь на разных этапах мероприятия. Таким образом будет вырисовываться план мероприятия и отсюда будут вытекать моменты, которые еще не готовы и которые нужно сделать на этапе подготовки: с кем связаться, кого найти, что закупить, что изготовить, распечатать и т.д.
Ø Расчеты и подсчеты
На этапе планирования команда или отдельный человек садится и раскладывает мероприятие и зоны активности на отдельные составляющие. Например, здесь будет зона регистрации, поэтому необходимы ланъярды, бейджи, наклейки, пакеты с подарками и информационными материалами и т.п. Составляется список таких материалов с их количеством, стоимостью и т.п. Все эти расходы можно просчитать, не забыв ввести статью «Непредвиденные расходы». В нее необходимо заложить вероятность того, что что-то было не заложено в бюджет - в спешке, по неопытности и т.д.
Ø В пробах рождается опыт
Лучше учиться на ошибках, чем не делать вообще ничего и терять возможности, которые дает ивент-маркетинг. Каждый имеет право на ошибку, главное, чтобы она не повторялась. В этом плане необходимо делать выводы, как их избежать. Это позволит расти их организатору, а также компании, которая может заявить о себе регулярным проведением мероприятий. Если она будет бояться сделать шаг и не использовать эту возможность продвижения, время будет уходить, а конкуренты будут проводить подобные мероприятия и в профессиональном сообществе будут обсуждать их, а не вашу компанию. В пробах рождается опыт. У всех когда-то было первое мероприятие, был путь проб и ошибок. Как только вы начнете их проводить, с этой точки начнется отсчет роста компании в этом направлении, она будет учиться и развиваться с каждым следующим мероприятием.
Ø Объединять усилия.
Компании необходимо искать спикеров, партнеров, придумывать коллаборации со смежными бизнесами - не конкурентами. Следует всегда иметь перед глазами поле, на котором видно, какие компании окружают ваш бизнес, чем они могут быть полезными. В результате объединения усилий экспертиза и выгода для клиентов от мероприятия может быть многократной, она также транслируется в большее внимание к самим организаторам.
Ø 7 Развивайте свои навыки.
Человек в компании, который отвечает за проведение мероприятий, это, как правило, универсальный работник, он может закрыть любую точку на площадке в день мероприятия. Но лучше, когда есть команда со схожим по скорости и типу мышлением, когда ее участники знают, кто за что отвечает, они взаимодополняемы и взаимозаменяемы. Это - идеальный результат, к которому должна стремиться компания при планировании и проведении мероприятий.
Зачем нужны ивенты
Основная цель проведения ивент-мероприятий – имиджевая: формирование и узнавание бренда, повышение лояльности, отстройка от конкурентов. Компания сообщает аудитории то, кто она такая, что она предлагает лучше, дешевле, быстрее, качественнее. Это диалог с аудиторией, в ходе которого происходит продажа - новые лиды, прогрев имеющихся лидов, презентация новых или обновленных продуктов, анонсы будущих изменений, прямые продажи в день мероприятий аудитории, которая пришла на него.
Компания должна сама себе ответить на вопрос: зачем нужны ивенты ее аудитории? Именно тогда она сможет создать уникальное по контенту мероприятие, которое будет полезно не только с точки зрения имиджа и продаж ей самой, но и посетителям. В рамках стратегии win-win выигрывать должна и компания, и аудитория. В этом случае ивенты быстро начнут приносить результат.
Популярные бизнес-форматы ивентов
В настоящее время распространены следующие популярные форматы ивентов.
Конференция. Она предполагает чтение докладов по заранее известной программе, кофе-паузы, небольшие дискуссии, как правило, она несет небольшую практическую составляющую.
Семинар/вебинар. Обмен практическим опытом, обсуждение и выработка решений, обмен кейсами, возможность диалога с профессионалами и получение ответов на узкоспециальные вопросы.
Выставка. Участие в выставочном мероприятии компании со своим стендом, на котором она предлагает посмотреть, протестировать, продегустировать продукцию, обменяться материалами.
Круглый стол. Обсуждение онлайн/офлайн одной проблемы, обмен мнениями, проблемными тезисами. На выходе получается понимание решений или новые идеи для бизнеса.
Нетворкинг. Бизнес-завтраки, вечера, игры, квесты, корпоративные встречи.
Форум. Это не столько формат, а объединяющее название для большого мероприятия, в котором присутствуют многие вышеперечисленные форматы. Самое большое явление в ивент-маркетинге, которое рядовой компании организовать не получится, а посещать важно.
Плюсы и минусы онлайн и офлайн ивента
Все мероприятия можно условно разделить на онлайн и офлайн. Оба формата имеют свои плюсы и минусы.