Как организовать и провести адаптацию нового сотрудника

В ходе консультаций для руководителей или владельцев компаний довольно часто поднимается вопрос, почему уходят сотрудники на испытательном сроке. Наиболее характерная ошибка многих руководителей заключается в том, что весь процесс введения в должность заключается в двух фразах: «Ну, все, - завтра выходите на работу. Будут вопросы – обращайтесь». А потом возникают проблемы с текучестью персонала: либо вы не можете удержать неплохого сотрудника, либо сам руководитель пытается срочно уволить новичка, который «не подошел».

Как избежать этих проблем? Для этого существует такой процесс, как адаптация персонала. Как же организовать введение в должность новичка и адаптировать его в команде, чтобы получить в максимально короткий срок результат, который вы ожидаете от его работы?

Во-первых, существуют моменты, которые являются обязанностью любого нанимателя. Например, наниматель обязан провести инструктажи по охране труда, письменно ознакомить с Правилами внутреннего трудового распорядка, с положением об оплате труда. А если имеется профсоюз, то с коллективным договором.

Во-вторых, существуют процессы, которые не регламентируются законодательством, но являются важными для нанимателя. Например, информационная безопасность, закрепление материальной ответственности и т.д.

В-третьих, адаптация в команде не для всех проходит быстро и безболезненно. Этот процесс во многом зависит от личностных качеств конкретного человека, а также от корпоративной культуры и традиций вашей компании, межличностных отношений в коллективе.

В любой компании должны быть определены роли руководителей и их ответственность за работу с персоналом. Если численность персонала в компании не более 10 человек, то как правило, основную часть HR-нагрузки несет руководитель компании. Если сотрудников в компании больше, то этими функциями могут быть наделены другие руководители, например, руководители структурных подразделений.

Процесс адаптации или введения в должность включает:

1. Составление плана адаптации нового работника или плана введения в должность.

2. Выбор и закрепление куратора или наставника на период адаптации.

3. Представление коллективу.

4. Вручение набора документов, материалов, инструментов и принадлежностей, необходимых для работы.

5. Контроль исполнения плана введения в должность и помощь в адаптации. 

1. Составление плана адаптации нового работника или плана введения в должность.

План адаптации» несет две основные смысловые нагрузки:

первая, не упустить основные моменты, которые необходимы для успешного начала работы у нового сотрудника;

вторая, контролировать процесс освоения должности и адаптации со стороны руководителя с целью своевременной корректировки этого процесса. Речь идет о том, что при увольнении по статье 29 ТК (Расторжение трудового договора с предварительным испытанием) работнику достаточно написать заявление, а вот нанимателю необходимо обосновать свое решение. Как правило, именно план адаптации является документальным обоснованием решения нанимателя.

Такой документ не предусмотрен законодательством, поэтому его форма разрабатывается нанимателем. Не стоит делать его излишне подробным. Целесообразно включать в план несколько основных разделов:

1) мероприятия, обязательные с точки зрения законодательства;

2) изучение локальных нормативных документов вашей организации, которые необходимы новому работнику для выполнения его функциональных обязанностей;

3) освоение необходимой техники и программного обеспечения;

4) достижение какого-то индикативного показателя/результата работы, например, достижение планового показателя продаж, количества результативных звонков клиентам и т.п.

Как правило, план адаптации составляется на период испытательного срока.

Приложение: вариант плана адаптации.

2. Выбор и закрепление куратора или наставника на период адаптации.

В разных компаниях применяют термины «куратор» или «наставник», не вникая глубоко в смысловое содержание этих терминов. Обычно куратор – это сотрудник, который наблюдает за процессом адаптации и при необходимости делает замечания или предложения. Т.е. его роль относительно пассивная. Наставник же, участвует в этом процессе, инициативно вмешиваясь в него с целью предупреждения ошибочных действий и непосредственно обучает необходимым навыкам. Вам необходимо определиться, какая роль будет у сотрудника, который будет сопровождать новичка. Более предпочтительным представляется вариант наставника. Не исключена ситуация, когда в этой роли выступает сам руководитель организации. Это характерно для небольших компаний численностью до 10 человек или при введении в должность топ-менеджеров.     

Если же вы делегируете эти полномочия, то необходимо соблюдать следующие основные требования:

- наставник выполняет данную функцию осознанно, без принуждения;

- наставник обладает необходимым опытом и знаниями;

- исключены предвзятые отношения между наставником и новым работником.

С наставником необходимо заранее побеседовать, обозначить его роль, полномочия и ответственность. Он обязательно должен присутствовать при оценке результатов прохождения испытательного срока. 

3. Представление коллективу.

Нового сотрудника можно представить коллективу заранее, например, в день оформления приема на работу или в его первый рабочий день. Обычно сценарий представления заключается в следующем:

- руководитель кратко представляет нового сотрудника: фамилия, имя и отчество, или только имя, если такой способ обращения принят в коллективе. Называет должность и роль в команде. При этом можно обозначить критерии, по которым был принят на работу именно этот человек. Руководитель представляет наставника и обозначает его роль, а если коллектив небольшой, то знакомит со всем коллективом. Если коллектив достаточно большой, то знакомство с командой можно возложить на наставника;

- новый сотрудник коротко рассказывает о себе. Обычно это – опыт работы, основные компетенции и достижения на предыдущей работе;

- взаимные вопросы и ответы;

- показывают рабочее место сотруднику.

Еще один важный момент – «вливание в коллектив». Как правило, в каждом коллективе есть свои традиции по данному вопросу. Это может быть просто устное поздравление в коллективе с вручением, например, комплекта визитных карточек, либо сладкий стол со стороны юбиляра в день первой заработной платы или какая-то друга традиция вашего коллектива.

Исходя из корпоративной культуры и стиля управления, руководитель принимает решение: не присутствовать, возглавить или «благословить» мероприятие. Но не стоит делать вид, что ничего не происходит.

4. Вручение набора документов, материалов, инструментов и принадлежностей, необходимых для работы.

Перед началом работы для нового сотрудника должно быть подготовлено рабочее место. На нового работника производит благоприятное впечатление, если ему в первый день работы вручают фирменный пакет с необходимыми принадлежностями для работы. Если для работы предусмотрена фирменная одежда или спецодежда по условиям работы, то целесообразно выдать ее перед выходом на работу.

Если вашими правилами предусмотрено получение имущества работником лично, то можно поручить наставнику оказание помощи в этом вопросе.

Этот вопрос может показаться не важным, но у работника всегда складывается первое впечатление об организации работы в компании именно в момент, когда он занимает свое рабочее место.

5. Контроль исполнения плана введения в должность и помощь в адаптации.

Если это не был массовый набор, то руководителю (подразделения или организации, в зависимости от масштаба) рекомендуется лично поинтересоваться у сотрудника, как проходит процесс адаптации как минимум:

- в конце первого рабочего дня;

- через неделю работы;

- после какого-либо индикатора, обозначенного в виде даты в плане адаптации;

- за 5-6 дней до окончания испытательного срока.

Но встречи могут быть и чаще для того, чтобы:

- разобраться с какими-либо вопросами в том случае, если новичок допускает ошибки, не справляется с планом адаптации - возможно сменить наставника или провести дополнительные мероприятия;

- принять решение о целесообразности дальнейшей работы, если новичок проявляет халатное отношение к работе или игнорирует замечания;

- пересмотреть роль и/или должность нового работника в том случае, если он превосходит ожидания по уровню квалификации или лидерским качествам.

Перед окончанием испытательного срока необходимо провести беседу с работником, объявить ему оценку прохождения испытания, отметить его достижения и обозначить зоны развития.

 Адаптация сотрудника – это один из важнейших элементов работы с персоналом. Если для успешной работы вашей компании нужен практический совет или рекомендация в области адаптации персонала или других вопросов в области HR или кадров, вы можете воспользоваться бесплатным сервисом от Альфа-Банка «HR советник».
Заявку на консультацию можно оформить по ссылке http://opros.so/dGH7