Как организовать проведение exit-интервью

(в продолжение статьи «Как управлять увольнениями» от 26.09.2022)

Автор - сертифицированный Coach ICU Сергей Косов.

Причины увольнений можно условно разделить на три основных категории:

1) по инициативе работника;

2) по инициативе нанимателя;

3) по причинам, не зависящим от воли сторон.

Если вы поставили себе цель организовать процесс управления увольнениями, то наиболее важным является работа именно с первой категорией увольнений. Для этого необходимо обладать реальными данными о причинах увольнения. Первым шагом является стандартизация причин для отражения их в результатах exit-интервью (финальное собеседование, которое проводится в последний рабочий день сотрудника). Утвержденный для вашей компании набор причин должен быть неизменным, чтобы вы смогли легко сравнивать данные за любой нужный вам период.

Для составления анкеты, как правило, используются 2 подхода:

1) указание единственной причины увольнения. Это наиболее простая форма, не требующая сложной обработки.

2) оценка причин увольнения по балльной системе, на пример по 10-балльной. При использовании этой методики будет сложнее учитывать причину увольнения конкретного человека, но параллельно вы сможете получить инструмент HR-диагностики.

Наиболее эффективным представляется exit-интервью в формате очной встречи, а при невозможности – с использованием мессенджеров. Проведение таких бесед целесообразно поручать сотруднику, с которым увольняемые будут разговаривать, не скрывая истинные причины увольнения.

Примерный перечень вопросов для структурированного exit-интервью может выглядеть так (заимствовано с Блог про HR-аналитику(edwvb.blogspot.com):

1. Почему Вы начали искать другую работу?

2. Что подтолкнуло Вас к решению покинуть компанию?

3. Каковы были Ваши отношения с менеджером?

4. Каковы были Ваши впечатления от организации процесса адаптации, когда Вы только пришли в компанию?

5. Кто заражает всех энтузиазмом в компании/Кем Вы восхищаетесь?

6. Порекомендовали ли бы Вы нашу компанию своим друзьям, ищущим работу, или нет? Почему?

7. Вы готовы рассмотреть вероятность возвращения к нам на работу в будущем?

8. Работа соответствовала Вашим ожиданиям? Если нет, то почему?

9. Не показалось ли Вам, что Ваш функционал изменился с момента приёма? Если да, то как?

10. Какими качествами должен обладать кандидат, которого мы ищем Вам на замену?

11. Что было лучшим в Вашей работе?

12. Что было хуже всего в Вашей работе?

13. Были ли Вам поставлены четкие цели и задачи?

14. Могли бы мы что-то сделать, чтобы Вы остались? Если да, то что?

15. Как бы Вы описали культуру компании?

16. Что мы не делаем из того, что должны были бы делать?

17. Вы чувствовали, что Вас ценят, что Вы получаете признание?

18. Если мы можем улучшить компанию, как это сделать?

19. Что было неприятным в Вашей работе здесь?

20. Что Вам больше всего нравится в нашем офисе?

21. И что нравится меньше всего?

22. Как Вы думаете, что мы обязательно должны изменить или добавить?

23. Были ли Вы удовлетворены режимом гибкого рабочего времени/ политикой работы из дома? Если нет, то что бы Вы изменили?

24. Как Вы добирались до офиса и была ли удобной дорога до работы?

25. Достаточно ли, по Вашему мнению, у Вас было инструментов и ресурсов для качественного выполнения работы? Если нет, то чего не хватало?

26. Когда Вы только приступили к работе, насколько легко Вам было управляться с разными системами и приложениями?

27. Насколько удобно Вам было работать со средствами коммуникации, используемыми в компании (видеозвонки, чаты, документы в общем доступе и так далее)?

28. От какого ПО нам лучше отказаться немедленно?

29. Были ли Вы удовлетворены оборудованием, которое предоставила компания (ноутбук, телефон и так далее)?

Проведение интервью не предполагает буквального озвучивания всех этих вопросов. Используйте их в качестве примерного сценария разговора чтобы выяснить не только главную причину увольнения, но и применить в качестве инструмента диагностики внутреннего климата в коллективе.

Результаты проведения exit-интервью накапливаются в таблице, содержащей стандартизированные для вашей компании причины увольнения. Например:

По мере накопления данных вы получите информацию для анализа причин увольнения за конкретный период времени. Для этого считаем в процентах отношение количества уволенных к средней численности за период. Отклонение полученных показателей от установленных вами в стратегии или от средних показателей за предыдущие периоды покажут вам динамику причин увольнения и послужат основанием для принятия управленческих решений.