В конце календарного года в каждой организации необходимо составить график отпусков на предстоящий год.
Статьей 168 Трудового кодекса Республики Беларусь (ТК) определено, что график трудовых отпусков должен быть составлен не позднее 5 января.
Отсутствие в организации графика трудовых отпусков является нарушением требований законодательства, за что наниматель может быть привлечен к административной ответственности. Это касается всех компаний, независимо от численности и формы собственности.
Вместе с тем, грамотно составленный график позволяет нанимателю избежать целого ряда проблем, в том числе конфликтов между сотрудниками в сезон отпусков.
Некоторые особенности
При составлении графика необходимо учитывать особенности вашей компании: численность, наличие профсоюза, содержание коллективного договора (при наличии такового).
При наличии профсоюза график согласовывается с председателем профкома.
Коллективным договором может быть предусмотрено разделение отпуска не на 2 части, как разрешено ТК (ст.174), а более. При этом одна из частей трудового отпуска должна быть продолжительностью не менее 14 календарных дней.
Для компаний небольшой численности целесообразно составлять единый график.
Если в компании имеются относительно независимые друг от друга подразделения с большой численностью персонала, то графики могут быть составлены для каждого подразделения отдельно. Существует практика, когда в компаниях численностью более 100 человек наниматель в начале декабря издает приказ о формировании графика отпусков на предстоящий год. В приказе указывается срок, к которому руководители подразделений должны представить проекты графиков для своих подразделений.
Варианты графика отпусков
ТК не устанавливает единой формы графика, в т.ч. требований об указании в графике даты начала и окончания трудового отпуска. Вместе с тем, ст.168 указывает, что дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем. Таким образом, в графике на усмотрение нанимателя может указываться как месяц предоставления отпуска, так и конкретная дата его начала.
Формат сроков предоставления отпуска, который применяется в графике, определяет способ оформления отпуска. Если в графике указан только месяц, то дату начала отпуска работник указывает в заявлении и согласовывает с нанимателем. Если же в графике указана конкретная дата начала отпуска, то нанимателю достаточно уведомить работника о времени начала отпуска не позднее чем за 15 календарных дней (ст.169) и оформить соответствующий приказ или записку об отпуске.
Пожелания работников при составлении графика
Наниматель составляет графики с учетом особенностей бизнес-процессов, прогноза нагрузки на персонал и сезонности.
При составлении графика наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников.
При этом, при составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан учитывать пожелания отдельных категорий работников. Перечень этих категорий указан в ч.4 ст.168 ТК.
|
в удобное для них время: 1) лицам моложе восемнадцати лет; 2) ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств; 3) матери (мачехе), воспитывающей двоих и более детей в возрасте до четырнадцати лет, а также матери (мачехе), отцу (отчиму), воспитывающим ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет; 4) работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий; 5) работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС; 6) участникам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС; 7) работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радиоактивного загрязнения из зоны эвакуации (отчуждения), зоны первоочередного отселения и зоны последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 г.; 8) донорам крови и ее компонентов, награжденным нагрудным знаком отличия Министерства здравоохранения «Ганаровы донар Рэспублiкi Беларусь», знаком почета «Почетный донор Республики Беларусь», знаками «Почетный донор СССР», «Почетный донор Общества Красного Креста БССР»; 9) Героям Беларуси, Героям Советского Союза, Героям Социалистического Труда, полным кавалерам орденов Отечества, Славы, Трудовой Славы; 10) другим работникам в соответствии с законодательными актами, коллективным договором или трудовым договором; в определенный период: 1) работникам, получающим общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, специальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования, - перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, а также во время каникул в учреждении образования, организации, реализующей образовательные программы послевузовского образования; 2) работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, - в период этого отпуска; 3) работающим по совместительству - одновременно с трудовым отпуском по основной работе; 4) учителям (преподавателям) учреждений общего среднего, профессионально-технического, среднего специального, высшего и специального образования, специальных учебно-воспитательных и лечебно-воспитательных учреждений - в летнее время; 5) женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него; 6) работающим женам (мужьям) военнослужащих - одновременно с отпуском их мужей (жен). |
Согласование и утверждение графика
Составленный график необходимо согласовать с профсоюзом, в случае если это предусмотрено в коллективном договоре (ст. 168 ТК). Если коллективный договор в организации не заключен или заключен, но не предусматривает такое согласование, то наниматель не обязан это делать.
Так как после утверждения график приобретает силу локального правового акта, то наниматель может предусмотреть для него соответствующую процедуру согласования, например, с юридической службой.
График утверждается руководителем организации ежегодно, не позднее 5 января. Коллективным договором могут быть предусмотрены другие, более ранние сроки.
Ознакомление с графиком
Наниматель после утверждения графика трудовых отпусков должен довести его до сведения всех работников (ч.2 ст.168 ТК).
Законодательством не предусмотрена обязанность письменного ознакомления работников с утвержденным графиком. Вместе с тем, необходимо ознакомить персонал с графиком таким образом, чтобы избежать претензий работника. Поэтому обычно используют размещение графика на доске объявлений, рассылку по электронной почте и т.п. Можно поручить руководителям подразделений или кадровой службе довести график до работников под роспись на бумажном носителе. Легче эта проблема решается при наличии системы электронного документооборота, когда ознакомление с документами регламентировано локальным правовым актом.
Автор - сертифицированный Coach ICU Косов Сергей Михайлович.
Бесплатный сервис от Альфа-Банка «HR коучинг» для успешной работы вашей компании. Если вам нужен практический совет либо рекомендация в сфере работы с персоналом или кадрового оформления, то вы можете отправить заявку на консультацию по ссылке http://opros.so/dGH7 или пройти по QR-коду:
