Обязанности работника могут закрепляться в трудовом договоре или в должностной инструкции (ДИ), а для руководителей подразделений – в положении о структурном подразделении.
Наличие ДИ позволяет:
· официально закрепить права и обязанности работника;
· оценить соответствие работника занимаемой должности при проведении аттестации;
· квалифицированно разрешать трудовые споры внутри организации во внесудебном порядке;
· грамотно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей;
· осуществлять контроль исполнения должностных обязанностей;
· поощрять и привлекать к ответственности в соответствии с требованиями законодательства;
· планировать и осуществлять обучение персонала с оплатой из себестоимости (например, иностранному языку);
· закреплять материальную ответственность и требовать возмещения ущерба и убытков.
Инструкция для должности, а не для человека
Должностная инструкция – это краткое изложение основных задач, полномочий и квалификационных требования для данной должности в конкретной организации. Она может существовать как в виде приложения к трудовому договору, так и в виде самостоятельного локального правового акта (ЛПА).
Работник должен быть ознакомлен с ДИ при приеме на работу или при переводе на другую должность.
Государственными нормативными актами форма ДИ не определена, следовательно, форму должностной инструкции и порядок ее разработки утверждает наниматель. Вместе с тем, согласно постановлению Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 №1 «Об утверждении Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих», в ДИ определяется конкретная трудовая функция (должностные обязанности) служащего, а также его права и ответственность.
Кроме того, в ОКУД имеется вариант должностной инструкции, который содержит следующие разделы:
1. Общие положения;
2. Должностные обязанности;
3. Права;
4. Взаимоотношения (связи по должности);
5. Оценка работы и ответственность.
Пример бланка должностной инструкции.
Ошибки при составлении должностной инструкции
Очень часто при разработке ДИ в организациях можно увидеть две крайности: либо формальный подход, чтобы документ был для отчетности, либо излишне подробные документы, в которых пытаются предусмотреть все. Наиболее характерные ошибки:
|
Характерные ошибки |
Последствия |
Способы разрешения |
|
1. Формальный подход. Цитаты из нормативных актов (ЕКСД, Трудовой кодекс и т.д.) |
- Инструкция не выполняет свое предназначение. - Широкое толкование формальных норм практически исключает ответственность за невыполнение конкретных обязанностей сторонами. |
Уточнить положения применительно к специфике работы |
|
2. Излишне подробное изложение обязанностей. |
- При малейших изменениях в процессе работы, нормативной базе инструкция устаревает. - Как правило, все подробности учесть невозможно. - Работник предполагает, что он должен делать только то, что буквально прописано в ДИ. |
Во избежание излишней детализации целесообразно ссылаться на государственные нормативные акты и ЛПА, но не цитировать их. Основой должна быть трудовая функция. |
|
3. Несоответствие требованиям нормативных актов (неправильное название должности, несоответствие между должностью и функцией, искажение квалификационных требований и т.п.) |
При проверках могут быть предъявлены санкции должностным лицам и организации в целом (в т.ч. в части налогового законодательства). В случае разбирательства в суде документ может быть признан недействительным. |
При разработке руководствоваться ЕКСД, учесть нормы Трудового кодекса, охраны труда, Устава организации. |
Как составить должностную инструкцию
Исходя из опыта, предлагаем рассмотреть один из вариантов содержания ДИ, разработанный на основе типовой формы.
|
Разделы |
Краткое содержание |
|
1. Общие положения |
Название должности (по требованиям ЕКСД) Название структурного подразделения Кому подчиняется Кто подчиняется (для руководителя) Кто исполняет обязанности в период временного отсутствия (при необходимости) |
|
2. Квалификационные требования к должности |
1. Квалификационные требования из ЕКСД. 2. Дополнительные требования в данной организации: - образование; - стаж/опыт работы по специальности и/или в должности; - наличие сертификата/свидетельства на право заниматься данным видом деятельности (опционально); - наличие и уровень умений и навыков и т.п. |
|
3. Функции |
Трудовая функция в соответствии с ЕКСД с учетом специфики организации и конкретной должности. |
|
4. Должностные обязанности |
1. Общие обязанности, предусмотренные законодательством и ЛПА для всех работников организации, в т.ч.: по охране труда, сохранности имущества, информационной безопасности, документообороту и пр. 2. Функциональные обязанности по данной должности с учетом специфики работы в данной организации. |
|
5. Права |
Перечень полномочий, необходимых для выполнения обязанностей. |
|
6. Взаимоотношения (связи по должности) |
Условия и порядок взаимодействия между должностными лицами и подразделениями организации, а также с другими компаниями и организациями, органами госуправления. |
|
7. Оценка работы и ответственность.
|
Порядок оценки, показатели, которые являются основанием для выплаты мотивационной части зарплаты. Основания и порядок привлечения к ответственности. |
Два формата утверждения ДИ
Утверждение ДИ можно осуществлять в виде одного из двух форматов:
1. Каждая ДИ разрабатывается и утверждается руководителем организации. Его целесообразно применять в организациях с небольшой численностью при отсутствии внутренней структуры.
2. Форма ДИ или шаблон утверждается приказом нанимателя или отдельным ЛПА. Его целесообразно использовать в организациях с внутренней структурой (при наличии в составе организации отделов, управлений и пр.).
В заключение хотелось бы еще раз обратить внимание на основные моменты при разработке ДИ:
1) ДИ должна соответствовать не только формальным требованиям, но и соответствовать работе на КОНКРЕТНОМ предприятии, по КОНКРЕТНОЙ должности (специальности).
2) работник и наниматель должны одинаково понимать содержание ДИ не в обобщенном смысле, а именно применительно к ВАШЕМУ предприятию и ВАШЕЙ работе.
Автор – Сергей Косов, коуч ICU, советник ЗАО «Альфа-Банк»