Часто приходится слышать, что Беларусь – страна с открытой экономикой. Это говорит о том, что в ней используется много иностранных составляющих – сырья, материалов, комплектующих, ноу-хау. Точно так же значительная часть нашей продукции идет на экспорт. Для того, чтобы налаживать крепкие деловые контакты с иностранными контрагентами, необходимо грамотно вести с ними переговоры. Познакомим вас с некоторыми правилами, которым нужно следовать в бизнес-переговорах.
Не забываем представляться
Если переговоры проходят впервые, иностранцы (часто в отличие от нас) обязательно рассказывают о себе, о своей компании, об основных направлениях деятельности (сколько лет работает, когда была создана, сколько лет представлена на конкретном рынке (например, рынке Восточной Европы). То есть они предоставляют информацию, которая позволяет партнеру по переговорам получить базовое представление о будущем контрагенте.
Соответственно, нам также надо научиться говорить о себе на первых переговорах (в том числе давать информацию о том, чем именно мы можем быть полезны нашему будущему партнеру).
Переговоры в формате
В начале переговоров необходимо определить формат их проведения. Делать это должен «хозяин». То есть, если переговоры проходят в вашем офисе, то вы и должны предложить определить их формат, последовательность, круг вопросов и обязательно спросить у вашего партнера, согласен ли он с таким форматом.
Если переговоры проходят на нейтральной территории, обычно с таким предложением выступает инициатор переговоров Но если этого не происходит, лучше задать вопрос: «Не хотите ли Вы определить формат наших переговоров?». Это также можно сделать в форме предложения. Это даст понимание обеим сторонам, как будет выстроен переговорный процесс, и позволит не упустить не только важное, но и расставить необходимые акценты.
Говорим на одном языке
Если собеседник не говорит по-русски, необходимо вначале переговоров определить язык, на котором они будут проходить. Если вы работаете с переводчиком, нужно обозначить, что вам будет ассистировать переводчик. Если вы ведете переговоры на иностранном языке лично либо совместно с переводчиком, это также необходимо указать. Важный момент – обозначить уровень владения иностранным языком. Если вы не владеете иностранным языком свободно, но все же хотите либо считаете необходимым вести переговоры лично, укажите это вашему партнеру. Это исключит появление неловких ситуаций в процессе переговоров, а в случае, если переговоры вы будете стараться вести на родном языке вашего контрагента, будет вам только плюсом, невзирая на незначительные ошибки либо недопонимание.
Если язык переговоров английский и он является иностранным не только для вас, но и для вашего собеседника (француза, немца, испанца и т.д.), обращайте внимание на то, понимаете ли вы друг друга (даже если работаете через переводчика). В подобных случаях язык переговоров лучше согласовать заранее, при их планировании. Возможно, вашему партнеру будет комфортнее общаться на родном для него языке, и в этом случае вы сможете заранее пригласить необходимого переводчика.
Если вы не говорите на языке партнера вовсе, выучите несколько слов на уровне приветствия, благодарности и т.п. Это не играет решающей роли при проведении переговоров, но производит всегда благоприятное впечатление.
Национальные особенности переговоров
Учитывайте национальные особенности представителей той страны, которую представляют ваши бизнес-партнеры. Для этого заранее познакомьтесь с этикетом этой страны, узнайте хотя бы в общем ее культурные особенности. Если переговоры организованы в ресторане, продумайте выбор спиртных напитков исходя из национальной принадлежности вашего партнера (не стоит предлагать испанскому партнеру французское вино и наоборот, за исключением случая, когда выбор сделан самим партнером). В свою очередь, иностранные партнеры всегда интересуются национальным колоритом.
Подводим итоги
Очень важно по завершении переговоров еще раз акцентировать внимание на наиболее важных аспектах, либо на моментах весьма специфических. Также важно в ходе переговоров обратить внимание на особенности того либо иного процесса, характерного только для вашей страны, так как зачастую иностранные партнеры руководствуются теми представлениями, которые получили при ведении бизнеса в своей стране либо иных странах. При этом не стоит представлять такую информацию с точки зрения негатива по принципу «вот так у нас…что же поделаешь». Информация должна быть представлена по принципу «такой-то процесс проходит у нас так-то и с такими-то особенностями», «таковы правила и практика, и мы рекомендуем это учесть для упрощения реализации нашего совместного проекта».
Обязательно уточняйте то, что вы не поняли или сомневаетесь в том, что поняли верно. Если по итогам переговоров вы неверно поймете друг друга, то дальнейшие действия как вас, так и партнера, могут не оправдать себя.
Резюмируем
После проведения переговоров желательно направить партнеру кратко изложенный на языке переговоров их протокол. В нем необходимо изложить основные вопросы, которые были обсуждены, а также выводы либо решения, которые были приняты. Под протоколом переговоров не обязательно понимать конкретный документ. В зависимости от практики вашей компании, а также (что важно) практики компании вашего партнера данная информация может быть направлена простым сообщением по электронной почте либо на фирменном бланке вашей компании.
Цель такого сообщения – не получить от партнера подписанный документ (протокол переговоров), а донести до него всю необходимую информацию и избежать ситуаций, в которых между вами осталось хотя бы малейшее непонимание. Если же по итогам переговоров вам необходимо подписание документа, в этом случае следует оформить протокол и организовать его подписание.
Материал подготовлен партнером Альфа-Банка –
командой юристов «Агентство Юридических Бизнес Решений»