Принципы и варианты мотивации административных подразделений компаний

Сергей Косов, советник ЗАО «Альфа-Банк» (коуч ICU, ISTA) рассказал о том, как компании могут мотивировать свои административные подразделения.

  1. Основные отличия от мотивации других подразделений

При организации системы мотивации коммерческой компании необходимо разделять подходы к мотивации персонала различных подразделений:
- производственных подразделений;
- бизнес-подразделений;
- подразделений поддержки;
- администрации.

Под администрацией подразумеваются бухгалтерия, юристы, кадровики, секретариат (делопроизводство), охрана труда и т.п. Особенностью мотивации данных подразделений является ее направленность «во избежание», а не «на достижение». То есть данные подразделения не зарабатывают деньги для компании, а помогают избежать ненужных затрат и минимизировать риски. Соответственно, прямую зависимость от продаж, как в системе мотивации бизнес-подразделений, здесь применять нельзя.

Как правило, в сравнении с бизнес-подразделениями (отделами продаж) у работников подразделений администрации размер премии в ежемесячном доходе относительно небольшой, от 10% до 30% месячного оклада. Поэтому, выбирая временной период для оценки результатов деятельности, на основании которой выплачивается премия, представляется целесообразным остановиться на ежеквартальном премировании. В этом случае:

- выплачиваемая премия составляет ощутимую сумму для работника и является реальным мотивирующим фактором;
- оценка результатов работы психологически воспринимается работником прозрачной, так как все достижения и промахи еще свежи в памяти;
- руководитель при оценке работника может оценить, насколько случайными или системными являются ошибки и достижения данного работника, и как это отразилось на результатах работы подразделения или компании в целом.

 2. Основные подходы к формированию системы мотивации.
Основным условием для выплаты премии является положительный финансовый результат компании, так как источником выплаты является доход компании. Соответственно, если по итогам квартала не достигнут необходимый уровень дохода, то премия за этот период не выплачивается. Данный принцип должен быть отражен в локальном правовом акте (ЛПА) по оплате труда.

Если оклад работника администрации соответствует ценности данного работника для компании, то это значительно упрощает построение системы мотивации, так как оклад является базой для расчета размеров премии. 

Найти идеальный вариант, который устраивал бы и работника, и нанимателя, крайне сложно. Наиболее часто применяются следующие варианты мотивации администрации:

3. Вариант «Фиксированный размер премии»
Самый простой из широко применяемых вариантов. Размер премии не учитывает личные достижения работника. Премия практически становится частью оклада и не является побуждающим фактором. Как стимул может применяться в виде наказания: работник может быть лишен премии, либо ее размер может быть снижен в порядке реализации дисциплинарного наказания. Кроме того, премия может быть не выплачена, исходя из финансового положения компании. Размер премии может быть установлен в виде:

1) процента от оклада или доли оклада. Например, премия работника составляет 30% оклада. Работник по итогам квартала получит премию в размере 90% оклада.
2) фиксированного размера в белорусских рублях. Некоторые наниматели оговаривают размер премии в иностранной валюте, а выплату производят в рублях. Но это заметно усложняет процесс из-за меняющегося курса валют и особенностей регулирования валютных операций. Как правило, размер премии фиксируется ЛПА и/или соглашением (договором) между нанимателем и работником.

В качестве дополнительного мотивирующего элемента можно добавить оценку руководителя в виде понижающего коэффициента и перераспределения части фонда премирования для поощрения более успешных работников. Но в данном случае объективность оценки полностью зависит от личных качеств руководителя.

4. Вариант «Размер премии исходя из доли дохода компании в отчетный период»
В этом случае наниматель (учредитель) устанавливает, что по итогам квартала на мотивацию административного персонала выделяется доля операционного дохода. При этом определяется минимальный уровень рентабельности компании (пороговое значение дохода), при достижении которого премия в принципе может быть выплачена.
Например, сумма премиального пула по итогам работы за квартал составила 5000 BYN. Всего в администрации компании работают 5 человек.

При расчете размера премии каждому работнику учитывается размер его оклада (в качестве долевого коэффициента) и количество рабочего времени в отчетном квартале. Норма часов берется из производственного календаря, который ежегодно утверждается Министерством труда и социальной защиты, а фактически отработанное время – из табеля.

5. Вариант «Система KPI»
KPI по своей направленности делятся на две основных группы: количественные и качественные. Для их применения следует предварительно оцифровать процессы, по которым оцениваются результаты работы сотрудника. Если с количественными показателями все достаточно понятно (действия или предметы оцениваются в штуках или в стоимостном выражении), то качественные показатели оценить гораздо сложнее. В данном случае иногда применяется экспертная оценка. Чтобы минимизировать субъективный подход, целесообразно использовать среднюю оценку со стороны кросс-функциональных подразделений.

Традиционно, KPI бухгалтеров, юристов, специалистов кадрового администрирования отражают:
- своевременность и качество оформления отчетности;
- скорость и качество оформления внутренних документов;
- количество претензий со стороны контрагентов, поставщиков, контролирующих органов;
- объем штрафных санкций, которые применялись к организации (или которых удалось избежать.

Кроме того, на этапе развития (интенсивного роста) либо организационных изменений организации представляется целесообразным включать в KPI руководителей и высококвалифицированных специалистов вопросы участия в этих проектах, а также наставничества.

Исходя из практики, для специалистов и линейных руководителей рекомендуем использовать не более 5-6 KPI. При этом особое внимание необходимо обращать на определение весов.

Вот как может выглядеть матрица мотивации для расчета премии обычного бухгалтера за квартал:

Итого, размер премии составил 800 х 60% х 93% = 446,4 BYN.
При этом следует установить условие: если какой-либо KPI выполнен менее 70%, то он считается не выполненным полностью. Если суммарный показатель выполнен менее чем на 70%, то премия не выплачивается.

Подробнее о мотивации - в «HR советнике»
В данной статье представлены наиболее распространенные варианты мотивации подразделений администрации, без учета многих тонкостей и деталей, присущих различным компаниям. Если тема мотивации представляет для вашей компании практический интерес, то вы можете воспользоваться бесплатным сервисом от Альфа-Банка «HR советник». Заявку на консультацию можно оформить по ссылке http://opros.so/dGH7